会議の録音・録画からAIで自動生成された議事録が、使えないことがある。
ノートテイカーツールを使っている。録画から文字起こしをして、要約を出してくれる。便利だ。でも出てくる「要約」が、議事録として機能しないことが多い。
「何が決まったか」が埋まっている。「誰が何をやるか」が曖昧だ。「持ち越しになった論点」が消えている。
「要約」と「構造化」は違う
要約は「会議で何が話されたか」の圧縮だ。議事録に必要なのはそれじゃない。
使える議事録には4つが必要だ。
- 決定事項: この会議で合意したこと
- アクションアイテム: 誰が・何を・いつまでに
- 未解決課題: 持ち越しになった論点
- 次回アジェンダ候補: 次に話すべきこと
この4つが分かれていて初めて、後から「あの会議で何が決まったっけ」に答えられる。
プロンプトで構造を指定する
ツールの要約機能に頼るだけでなく、出力の構造をプロンプトで指定する。
以下の会議記録から構造化された議事録を作成してください。
出力は以下の形式で：
【決定事項】
- 決定内容（なぜその決定に至ったかの背景も1文で）
【アクションアイテム】
- 担当者 / タスク内容 / 期限
【未解決課題】
- 論点（どんな意見が出たか）
【次回アジェンダ候補】
- トピック
注意：
- 決定事項は全員が合意した事項のみ
- 議論中の意見はアクションアイテムではなく未解決課題へ
- 担当者不明の場合はTBDこのプロンプトを文字起こしテキストに渡すと、ツールの自動要約より使える形式で出てくる。
会議の種類でプロンプトを変える
定例・採用面談・経営報告では、重視するポイントが違う。
採用面談なら「候補者の印象・懸念点・次のステップ」が必要だ。経営報告なら「数字の確認・承認された予算・保留事項」が軸になる。
「汎用的な議事録プロンプト」ではなく、会議の種類に合わせた型を用意しておく方が使える。
AIに議事録を任せることの限界
精度は上がったが、全部任せるわけにはいかない。
AIは「全員が合意した事項」と「誰かが提案した事項」を混同することがある。議事録の致命的な誤りは「決定していないことが決定事項として記録される」だ。確認は必要だ。
医療系の会議では特にそう思っている。あとから「いつ・何が決まったか」を証明しなければならない場面がある。AIの出力をそのまま使うのではなく、確認してから保存する。
ツールに乗っかりながら、プロンプトで補う
「全部自前で作る」より「あるツールをうまく使う」方が現実的なことが多い。
ノートテイカーツールの自動要約は出発点として使う。そこに構造化プロンプトを組み合わせることで、そのまま使える議事録になる。
AIとの付き合い方は「使いこなす」だと思っている。出力を受け取るだけじゃなく、どう使うかを設計する。
関連記事: